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El
modelo de decisión de datos a controlar, funciones, características y
aplicación práctica.
Por
MSc. Erol I. Zabiski Duardo.
Palabras Claves:
Mantenimiento, Planificación, Gestión de la Información, Datos,
Reportes, Base de Datos, GMAC.
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Datos vs. Información.
Cuando
analizamos la información que se genera en una empresa, se puede notar
la suma importante que se está manejando, en detrimento de otras que, a
pesar de sí ser importantes, no son las que deciden aspectos
estratégicos. Es por esto, que se busca una diferenciación constante
entre las fuentes de información y su valor, puesto que para la Gestión
de la Función Mantenimiento, tantos datos lejos de ayudar, lo que hacen
es dificultar el trabajo. Es conveniente partir de la idea, que la
Información cuesta, y cuesta mucho, pero también comenzar a cuantificar
cuanto nos puede costar no manejar la información necesaria o
equivocada. Mucho se ha escrito sobre este aspecto, pero nunca se ha
tratado de centrar la atención de dónde se debe partir y hacia dónde se
debe llegar, para lograr un sistema de información coherente.
Las
empresas, al establecer los sistemas de información, buscan afianzarlos
con software, pensando en tener la certeza de que se logran dos
criterios principales: que sea el sistema correcto (dependiendo de la
misión de la organización) y que esté correcto el sistema (en función de
las características del software). Ningún sistema que deje de satisfacer
estas consideraciones será completamente útil para la gerencia u
organización. Estos dos criterios, están enfocados en el diseño
(selección) y posterior programación (implantación) de sistemas
informáticos, en este caso, los muy conocidos GMAC1. Ahora bien,
¿Cómo saber si un dato me es útil o no? Para darle respuesta a esta
interrogante, presentaremos la diferenciación entre Datos
e Información, según lo que se establece en la Figura 1.
Dentro
de la Gestión de la Función Mantenimiento, absolutamente todo lo que se
genera es considerado un dato. Pongamos por ejemplos al personal. Los
niveles de enfermedades profesionales, ausencias laborales, llegadas
tardes, perdidas de tiempo, bajo aprovechamiento de la jornada laboral,
entre otros problemas que se pueden presentar.
Dentro de esta gran gama de DATOS, tenemos que diferenciar
aquellos datos que son Útiles para la Gestión el Mantenimiento. Y, ¿como
sé si son útiles o no? Esa es una pregunta que se responderá en su
momento. Por ahora, aguarde.
Posterior a la diferenciación, se hace necesario un estudio y análisis
de aquellos datos que aportan un valor para la Toma de Decisiones, que
como pueden apreciar, es la punta de la pirámide mostrada. Aquí, es
preciso organizar, estructurar y eliminar aquellos datos que no son
útiles (en la situación actual), y trabajar solo con aquellos que
reportan una información, y por ende, son necesarios para a Toma de
Decisiones. En este punto, solo nos queda generar repotes de gerencia
que sean útiles para todos los niveles de información, y que reporten
una utilidad en el cumplimiento de los objetivos estratégicos. No se
considera errada, la creación de informes o reportes para el control, lo
que sí es un problema de las empresas, es el exceso de “papeles”
(burocracia) que se exige, y que, piénselo bien, muchos están sobrando.
Para
aclarar algunos aspectos, es preciso conceptualizar lo que entendemos
por Sistema de Información, para establecer algunos criterios
importantes. Pues bien, un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un
conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Puede estar formado por: equipo
computacional: el HARDWARE necesario para que el sistema
de información pueda operar, el RECURSO HUMANO que
interactúa con el Sistema de Información, el cuál está formado por las
personas que utilizan el sistema. Pero lo más importante aquí, es saber
para qué se quiere un sistema de información de Mantenimiento. Un
criterio está basado en diferenciar los Sistemas de
Información para la Dirección (SID)
y los Sistemas de Información Operativa
(SIO), pero ¿solo así? Veamos.
2. Tipos de Información. Niveles.
En la
práctica, existen muchos tipos de sistemas de información. En sentido
general se reconocen tres fundamentales: Sistemas de Negocios,
basados en la actividad a fin de la organización; Sistemas de
Información, que su razón de ser es asistir a la Toma de
Decisiones (ejemplo: Sistema GMAC); y Sistemas Estratégicos,
que como su nombre lo indica, están para lograr ventajas competitivas y
se desarrollan en la propia organización. Como ven, muchos de estos
sistemas funcionan en nuestras empresas, pero no se conocen (en gran
parte de ellas) para qué se establecen las pautas de control, y a quién
le brinda información.
A
partir de esta clasificación, podemos desprender que se pueden
diferenciar los niveles de información que se establecen en las
empresas, sobre todo por su utilidad, y la responsabilidad en la toma de
decisiones y su posterior impacto empresarial. En tal sentido, existen
tres niveles de información bien marcados en las empresas. Si comenzamos
con los directivos, vemos que existe un Nivel Corporativo,
que se centra en los cambios estratégicos que son necesarios realizar, y
se apoya en informaciones “estratégicas” puesto que debe
dominar hasta lo que se conoce como PRE-información 2 .
Este nivel corporativo, tiene una fuerte relación con el Nivel
Gerencial, el cual está relacionado con la dirección ejecutiva
de la empresa y es la encargada de ajustar los planes de
operación-producción, ajustes, etc., y se alimenta de toda la
información gerencial, que permite la Toma de Decisiones coherente y
alineada con los objetivos estratégicos. El tercer nivel, relacionado
con el Nivel Operativo, en cual está presente el
Departamento de Mantenimiento, se encarga de manejar las operaciones de
Mantenimiento, ejecución de las tareas/acciones, inspección,
planificación, así como proponer cambios y ajustes que sean útiles para
toda la organización. Se basa en informaciones operativas, vinculadas al
día a día, trabajos rápidos y toma de decisiones dinámicas, como es
común en la Gestión del Mantenimiento.
Cuando
comparamos los tres niveles de información, podemos establecer un
incremento de la complejidad de los datos en los niveles operativos,
pero una mayor responsabilidad en los niveles corporativos, y esta
situación diferencia los datos a manipular.
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Tipos de Datos. Características.
Para lograr estructurar un sistema de información para la gestión del
Mantenimiento, de forma coherente, es necesario dominar los tipos de
datos y sus características. Primero, la organización de los datos
dependerá del tipo de dato, referido a la unidad de medida o información
que suministra; la fuente de información original de los datos, la cuál
condiciona la valides de los mismos y el soporte que almacena y procesa
estos datos, sugiriendo la utilización de sistemas de información
asistidos por computadora; así como también el uso posterior que se les
da a los mismos.
Cuando analizamos la Unidad de Medida de los Datos,
resalta la necesaria diferenciación entre los datos económicos,
referidos al consumo de unidades monetarias, así como recursos en
específicos y los datos de tiempo, vinculados a los consumos de período
en los que se ejecutarán diferentes actividades o tareas de
Mantenimiento. Otros datos diferentes están relacionados con la
descripción de eventos, como pueden ser acciones, tareas, trabajos o
características propias del Mantenimiento, y los datos Técnicos,
surgidos para describir características técnicas de los
equipos/sistemas, propias en el Mantenimiento o Explotación, y que
forman parte de los tan necesarias expedientes técnicos.
En el caso de las Fuentes de Información, para
Mantenimiento, existe una que es inviolable, y nos referimos a la Orden
de Trabajo, documento fundamenta dentro de la Gestión del Mantenimiento.
También, se puede hacer referencia a los sistemas de apoyo a la gestión
empresaria, como sistemas de gestión de almacenes, control de la
producción, economía, Recursos Humanos, sistemas control Automáticos, de
Monitoreo On-Line, entre otros. Todo lo que nos facilite un DATO,
es considerado una Fuente de Información.
Si almacenamos información o datos, partiendo de la base de tener
sistemas GMAC, servidores, redes y computadoras, tenemos que
pensar en el uso posterior que se les proporciona. Para esto, se
diferenciará su uso en datos relativos al funcionamiento de los
equipos/sistemas, datos de los planes de Mantenimiento; datos relativos
a los reportes gerenciales, que brindan información sobre el estado de
la Gestión del Mantenimiento,
Indicadores Técnicos-Económicos; y datos relativos a resúmenes para
directivos, Toma de Decisiones, análisis anuales y ejecución de planes
de mejoras dentro de la Función Mantenimiento. Como ven, los dato tiene
su propia personalidad, y mucho de esta depende del tratamiento que se
les de, sobre todo para que reporte una información útil.
Ahora bien, todavía no se le ha dado respuesta al problema de saber si
un dato es útil o no. Primero, hay que tener en cuenta qué tipo de
información suministra, así como para que nivel, y comenzar a determinar
su tratamiento. Después, es necesario establecer las fuentes de recogida
de datos o crearlas, según sea el caso, y por ultimo, establecer las
ecuaciones de datos. Y listo, ¡ya tenemos una información! ¿Será así de
simple? Para comprobar esto, le presentamos el Modelo de Definición de
datos a controlar, y algunos ejemplos ilustrativos.
4. El Modelo de Definición de Datos.
Ejemplos.
En la Figura 2, se muestra el Modelo de definición, que tiene
como principal objetivo, establecer una diferenciación entre todos los
datos que se generan en la Gestión del Mantenimiento, basado en único
principio: ¿Cuáles son los objetivos de Mantenimiento?
Respondiendo a esta pregunta, se podrán obtener reportes de Gestión
útiles, poco y eficiente manejo de datos, así como una seguridad en el
trabajo, puesto que no habrá excesos ni faltantes de datos importantes.
Veamos el Modelo.
El
diagrama de flujo mostrado, presenta un modelo para definir qué datos
son necesarios controlar, y centra su resultado en precisar los
registros de datos a utilizar, así como las características inherentes a
los Indicadores. Como es costumbre (véase Metodología BSC3)
se comienza el recorrido por los Objetivos de Mantenimiento, a partir de
aquí, se hace una definición de los Indicadores que se desean controlar,
de los cuales se desprende la búsqueda del Origen de los Datos,
Documentos y/o Puntos de Medición (según sea el caso). En este punto, es
necesario preguntarse, si existen o no las Fuentes de Información. Si
obtenemos un no como respuesta, será necesaria la Creación de las Bases
de Recogida de Datos; frente a un sí, la Organización de ellos. A partir
de aquí, se Definen los Datos que se quieren controlar, permitiendo la
búsqueda de la Frecuencia de Medición o adquisición de los valores.
Aunque
la definición de los indicadores nos presenta una Base de Cálculo ya
preestablecida, se incorpora este paso para estudiarlas, y adaptarlas a
las condiciones de la empresa; problema muy común en los llamados
Indicadores de Clase Mundial (ICM). En este punto, se intentan
establecer las Relaciones de Datos, constituyendo la correlación entre
todos los Valores que se calculan, con el fin de precisar bases de
comparación, que nos permitan reconocer los diferentes momentos de
Operación y Mantenimiento que surgen dentro del contexto operacional, y
que por separado no es posible su estudio, definición o comparación.
Este
análisis sistémico garantizará una estructuración de datos encargada de
puntualizar los datos de Entrada y que se convertirán en los Valores
Numéricos que se deben seguir; ya sea en un Tablero de Comando (BSC)
o simplemente en un sistema GMAC y/o Hoja de Cálculo en Microsoft
Excel®.
Al final, obtenemos la definición de los Reportes
de Salida, que son los encargados de mostrar la información
(verificable), hacia los tres niveles fundamentales: Estratégico,
Táctico y Operativo. El Modelo termina con la necesaria correspondencia
entre estos Reportes de Salida, y los Indicadores que muestran la
situación actual de la Función Mantenimiento, y que están alineados con
los objetivos estratégicos establecidos. Si entendemos que la necesidad
de “informar” es vital para cualquier gestión,
podemos verificar la utilidad del Modelo.
¿Cree UD. que es complejo? Para ver su utilidad, veamos dos (2) ejemplos
ilustrativos.
EJEMPLO #1:
Para una empresa distribuidora de electricidad, se establece como
Objetivo: Garantizar la Disponibilidad del Transporte de electricidad.
Para esto, se establece como objetivo de Mantenimiento, mantener una
Disponibilidad del 98%. Pues bien, ya establecidos los objetivos de
Mantenimiento, en este caso fijando el valor, podemos referirnos al
Origen de los Datos. Para determinar los valores de Disponibilidad 4, es
necesario manejar los tiempo de Operación del Sistema que se obtienen
del sistema de control de operaciones) y los tiempo de parada del
sistema, que se precisan en las Ordenes de Trabajo que se ejecutarán por
Mantenimiento en toda la línea de transmisión. En este caso en
particular, se obtiene las fuentes de los datos, unidos a los orígenes,
puesto que son informaciones que siempre se manejan. Inmediatamente,
tenemos que establecer las pautas de organización de los datos,
diferenciando las Órdenes de Trabajo OT) que provoca parada del
sistema y las que no, así como aquellas fallas ajenas a Mantenimiento
(de ser el caso). Se define los datos dentro de las OT, la
frecuencia, que puede ser mensual o semanal (según la empresa) y se
discute la ecuación de cálculo que se pretende utilizar. Nótese que se
dice “discute” porque no puede ser que Mantenimiento
calcule la disponibilidad de una forma y Operaciones de otra, o que se
determine la Disponibilidad basado en suposiciones. ¡Cuidado!, la
distribución eléctrica es mucho más seria que lo que se cree. Al final,
estos datos se organizan en reportes, y se establecerán Modelos que
informen a los diferentes niveles, organizados en tablas y figuras para
su mejor compresión.
Adviértase la necesidad de esclarecer la forma de cálculo, y el origen
de los datos, porque todavía existen mantenedores que no creen necesaria
la inclusión del “tiempo de parada”, como dato de una OT.
Para reconocer la utilidad del Modelo, veamos este ejemplo, donde se
pretende controlar los datos necesarios para Mantenimiento, y que
dependen del cumplimiento de la función-objetivo de un equipo/sistema.
EJEMPLO #2:
Para una caldera de vapor, es necesario establecer los parámetros de
control, para garantizar su explotación de manera ininterrumpida. Para
esto, el objetivo es generar Vapor de Agua a: Presión X; Temperatura Y;
Calidad Z 5 . En este caso, los indicadores coinciden con los valores
que se quieren controlar, puesto que de ellos depende el cumplimiento de
la función-objetivo, y se podrán obtener, en este caso
“DIRECTAMENTE DE LOS INSTRUMENTOS ACOPLADOS AL EQUIPO”.
Estos datos, se organizarán y calcularán, par establecer correlaciones
de datos, que son útiles para el Mantenimiento Predictivo, pero que
además, permitirán saber en que momento exacto es conveniente ejecutar
acciones de Mantenimiento. Aquí, lejos de pensar que el modelo no es
ventajoso, hay que aclarar, que se habla de una función-objetivo bien
clara, y que todo el Mantenimiento de este equipo, dependerá del
cumplimiento de estos parámetros de operación.
La utilidad de este Modelo, está constituida por la necesidad de
controlar solo aquellos datos importantes, y ayuda a tener una muestra
de los datos que no debe faltar en un sistema GMAC, para
cumplir con los objetivos del Departamento de Mantenimiento. Harina de
otro costal, lo forman los datos dentro del Proceso de Planificación y
Programación del Mantenimiento, puesto que a pesar de que el objetivo es
uno (evitar que los equipos fallen) los indicadores estratégicos que
miden este objetivo, se alimentan de datos muy distantes (según el
origen) y de fuentes muy complejas (según el lugar en que se generan).
Le invito a que lo pruebe y compruebe su utilidad. No permita que su
organización pierda competitividad.
1
GMAC: Gestión de Mantenimiento Asistida por Computadora.
2
Referida a la necesidad de adelantarse a los acontecimientos del
mercado, sociales y globales.
3 BSC:
Balance Scorecards. Tablero de Comando.
4 NO se
presentará una ecuación, porque está varia en función de la empresa en
cuestión.
5 Los
valores X, Y y Z, son datos específicos, según la utilidad de la Caldera
de Vapor en cuestión. |
