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Backlog – Acumulación de Trabajo
Muy
pocas veces nos preguntamos ¿cuánto tiempo tardaría en ejecutar todo el
trabajo que tengo acumulado?, esta pregunta hace parte de los
indicadores mundiales para el mantenimiento y debería ser igualmente un
indicador para cualquiera de nuestras labores.
Pero la
acumulación no se entiende única y exclusivamente al trabajo no
realizado en su totalidad, sino que también hace referencia al trabajo
incompleto o hecho a medias (mientras tanto, mientras hay una parada,
mientras aguante), el más común de todos y que normalmente al final se
convierte en un trabajo “ejecutado y cerrado” por falta de seguimiento
de la acumulación de trabajos o el llamado backlog en lengua inglesa.
Como
dijimos, la acumulación se debe a la falta de seguimiento y además a la
improvisación de trabajos debida a una inadecuada planeación causada por
dos aspectos principalmente; el no trabajar bajo ningún tipo de
metodología gerencial para el mantenimiento ( TPM, RCM, etc) y el no
haberse tomado la molestia de definir prioridades de los trabajos,
apoyados en modelos de criticidad objetivos y no subjetivos como lo
realizan la mayoría de empresas.
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Si reuniéramos a un grupo de directivos de una empresa y les
cuestionáramos sobre cual creen que sea el área mas crítica de
la compañía para efectos de mantenimiento, seguramente dentro de
sus prioridades estaría el área de la cual ellos son
responsables y no necesariamente sería la mas crítica, pero
estaría dentro de las primeras. |
Dependiendo entonces del poder institucional que tenga el área, sus
directivos o sus ocupantes, tendríamos una mayor o menor priorización y
uno de los factores que hacen que se presente mas acumulación de
trabajos, puesto que dejamos para luego, labores importantes, por
realizar acciones “urgentes” determinadas o tipificadas así en una forma
subjetiva y errónea.
Cuando
hemos consultado a las empresas sobre sus activos críticos y por ende
sobre su análisis de criticidad, encontramos con frecuencia dos
respuestas que van en función de la no realización de un trabajo de
fondo:
“Todo
para nuestra compañía es crítico, por eso prestamos la mayor atención a
todos nuestros procedimientos, activos y tareas de igual forma, con ello
hemos adquirido una estabilización del mantenimiento”; pregunto, si todo
es tan crítico, deben tener ejércitos de mantenedores para atender las
emergencias y el trabajo diario.
La otra
respuesta común es:
“Para
nosotros nada es crítico, puesto que todo lo tenemos bajo control,
además contamos con un plan de contingencia lo suficientemente confiable
para seguir operando sin dificultad”; demasiado bonito para ser cierto,
verdad?
Solo
nos queda preguntar, ¿cual de las dos respuestas es mas de cajón, para
evitar cualquier cuestionamiento?
Entonces dejemos claro que una adecuada priorización ayuda a reducir los
niveles de acumulación de trabajo.
Al
identificar las labores acumuladas, estas también deben priorizarse y
realizar la programación de aquellas ejecutables para su posterior
ejecución.
Dicha
priorización de actividades acumuladas, puede hacerse bajo un criterio
de antigüedad o envejecimiento del servicio no prestado o realizado a
medias, ubicándolas en 4 zonas ( tabla 1), y acompañada por la
clasificación inicial de la prioridad en el trabajo ( tabla 2).
Tabla 1
– Antigüedad de las ordenes de trabajo no realizadas
Tabla 2
– Escala de prioridades de atención
Teniendo clara y lista esta información y las ordenes de trabajo
acumuladas podemos armar una tabla que permita realizar un análisis
efectivo para la toma de decisiones con mayor facilidad así:
O.Ts =
Ordenes de Trabajo
HE =
Horas Estimadas para realizar el trabajo
IA =
Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
Teniendo el dato del Total de Horas Acumuladas, podemos calcular la
cantidad de trabajo acumulado, es de anotar que existen variedad de
ecuaciones para realizar este calculo y que el dato encontrado es
igualmente diferente, pero depende del grado de calidad de la
información el que arroje cifras asertivas.
Este
cálculo, permite realizar diferentes análisis entre los cuales podemos
destacar:
o N°
Total de técnicos requerido para alcanzar una acumulación de trabajo de
orden mundial ( 3 semanas)
o
Sobrecargas de trabajo
o
Requerimientos de personal para atender la sobrecarga
o
Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional
o Costo
de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo
o Costo
de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo
o
Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vs personal
adicional
Como podemos ver, el análisis de la acumulación de trabajo puede
llevarnos no solamente, a tener una clara visión de lo que nos hace
falta realizar, sino también del personal adicional que se requeriría
para cubrir la necesidad, o por otro lado para alcanzar ahorros al
evaluar si es mejor contratar personal adicional o pagarle horas extras
al personal con que se cuenta, sin dejar a un lado la posibilidad de
ponernos al día con las labores atrasadas, acumuladas y asignadas a
nuestra área.
JUAN CARLOS ORREGO BARRERA
Ingeniero Mecánico
Especialista en Finanzas, Preparación y Evaluación de Proyectos
www.mantonline.com
servicio@mantonline.com |
